Управленческие информационные системы. Характеристика, назначение и основные компоненты. Взаимодействие подсистем ИСУ
3.6. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И КОНТРОЛЛИНГ
3.6.1. Информационные системы управления предприятием (ИСУП)
Определения основных понятий. Начнем с определений, необходимых для понимания дальнейших рассуждений.
Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.
Информация позволяет организациям:
Осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
Определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
Принимать обоснованные и своевременные решения;
Координировать действия подразделений в достижении целей.
Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.
Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.
Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов.
Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.
Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.
Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.
В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.
Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.
В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.
Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:
простота внедрения уже существующих решений;
они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
не требуются технические навыки;
они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.
Преимущества автоматизированных систем:
в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.
Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:
Единая база хранения информации;
Совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.
Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна:
Позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;
Постоянно совершенствоваться и развиваться;
Быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;
Соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.
Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия
Задачи ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.
Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья . При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.1.
Таблица 1.
Основные задачи ИСУП
|
Уровни и службы управления |
Решаемые задачи |
|
Руководство предприятия |
обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании
на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; |
|
Финансово-бухгалтерские службы |
полный контроль за движением средств; |
|
Управление производством |
контроль за выполнением производственных заказов; |
|
Службы маркетинга |
контроль за продвижением новых товаров на рынок; |
|
Службы сбыта и снабжения |
ведение баз данных товаров, продукции, услуг; |
|
Службы складского учета |
управление многозвенной структурой складов; |
3.6.2. Место ИСУП в системе контроллинга
Коротко говоря, контроллинг – это информационно-аналитическая поддержка принятия решений в менеджменте. В свою очередь, информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг, в свою очередь, является основным поставщиком информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды . Основные задачи контроллинга согласно представлены в табл.2.
Таблица 2.
Основные задачи контроллинга
|
Виды контроллинга |
Основные решаемые задачи |
|
Контроллинг в системе управления |
Целевая задача стратегического контроллинга – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Основная задача оперативного контроллинга – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки менеджеров предприятия |
|
Финансовый контроллинг |
Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности предприятия |
|
Контроллинг на производстве |
Информационное обеспечение процессов производства и управления |
|
Контроллинг маркетинга |
Информационная поддержка эффективного менеджмента по удовлетворению потребностей клиентов |
|
Контроллинг обеспечения ресурсами |
Информационная обеспечение процесса приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения |
|
Контроллинг в области логистики |
Текущий контроль за экономичностью процессов складирования и транспортировки материальных ресурсов |
Сравним (в соответствии с табл.3) основные задачи, которые решают ИСУП и контроллинг (см. табл.1 и табл.2).
Таблица 3.
Сравнение задач ИСУП и контроллинга
|
Задачи ИСУП, решаемые для: |
Задачи контроллинга, решаемые |
|
Руководства предприятия |
Контроллингом в системе управления |
|
Финансово-бухгалтерских служб |
Финансовым контроллингом |
|
Управления производством |
Контроллингом на производстве |
|
Служб маркетинга |
Контроллингом маркетинга |
|
Служб сбыта и снабжения |
Контроллингом обеспечения ресурсами |
|
Служб складского учета |
Контроллингом в области логистики |
Из табл.3 видно, что задачи ИСУП, решаемые для каждого уровня управления и службы предприятия, соответствуют задачам, решаемым контроллингом в той или иной сфере деятельности предприятия (а именно, контроллингом в системе управления, финансовым контроллингом и т.д.).
Если рассматривать структуру ИСУП, то можно выделить 5 основных модулей, которые присутствуют в каждой информационной системе. Это финансово-экономическое управление, бухгалтерия и кадры, склад, производство, торговля (сбыт).
3.6.3. Перспективы совместного развития ИСУП и контроллинга
Для того, чтобы заглянуть в будущее, попробуем сначала вернуться в прошлое.
Как известно, развитие методов управления промышленными предприятиями в начале ХХ века связывают прежде всего с именами Г. Форда, Ф. Тейлора, Г. Гантта, А. Файоля, Ю. Гастева и др. Именно А. Файоль разделил действия администрации на ряд функций, к которым отнес прогнозирование и планирование, создание организационных структур, руководство командой, координацию действий менеджеров и контроль.
Модель управления запасами, приводящая к «формуле квадратного корня» для оптимального размера заказа, предложена Ф. Харрисом в 1915 г., но получила известность после публикации широко известной работы Р. Вильсона в 1934 г., а потому часто называется моделью Вильсона . Мощный толчок теория управления запасами получила в 1951 г. благодаря работам К. Эрроу (будущего нобелевского лауреата по экономике), Т. Харриса, Дж. Маршака. В 1952 г. были опубликованы работы А. Дворецкого, Дж. Кифера, Дж. Вольфовитца. На русском языке теория управления запасами рассматривалась в работах Е.В. Булинской, Дж. Букана, Э. Кенингсберга, Ю.И. Рыжикова, В.А. Лотоцкого, А.И. Орлова , А.А. Колобова, И.Н. Омельченко и многих других.
Необходимо отметить работы по созданию ИСУП, выполненные в киевском институте кибернетики АН УССР, созданном Б.В. Гнеденко в 1950-х годах (в 1961 г. этот институт возглавил В.М.Глушков). В начале 60-х в США начались работы по автоматизации управления запасами. Конец 60-х связан с работами О.Уайта, который при развитии систем автоматизации промышленных предприятий предлагал рассматривать в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. В публикациях О.Уайта были сформулированы алгоритмы планирования, сегодня известные как MRP - планирование потребностей в материалах - в конце 60-х годов, и MRP II - планирование ресурсов производства - в конце 70-х - начале 80-х гг. .
Отнюдь не все современные концепции управления возникали в США. Так, метод планирования и управления Just-in-time («точно вовремя») появился на предприятиях японского автомобильного концерна в 50-х годах, а методы OPT- оптимизированная технология производства созданы в Израиле в 70-х годах. Концепция компьютеризированного интегрированного производства CIM возникла в начале 80-х годов и связана с интеграцией гибкого производства и систем управления им. Методы CALS - компьютерная поддержка процесса поставок и логистики возникли в 80-х годах в военном ведомстве США для повышения эффективности управления и планирования в процессе заказа, разработки, организации производства, поставок и эксплуатации военной техники. . Система ERP – планирование ресурсов корпорации предложена аналитической фирмой Gartner Group не так давно, в начале 90-х, и уже подтвердила свою жизнеспособность. Системы CRM – управление взаимоотношениями с клиентами стали нужными на высококонкурентном рынке, где в фокусе оказался не продукт, а клиент. Многое было сделано в СССР и в России, прежде всего в Институте проблем управления, Центральном экономико-математическом институте, ВНИИ системных исследований и Вычислительном центре РАН.
В настоящее время постепенно акцент в планировании ресурсов предприятий (на основе ERP-систем ) смещается к поддержке и реализации процессов управления цепью поставок (SCM–систем ), управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM-систем ) и электронного бизнеса (e-commerce систем ).
На основе анализа тенденций развития российского рынка программного обеспечения для автоматизации процесса управления предприятиями можно сделать вывод о его динамичном развитии и усложнении круга задач, требующих автоматизации. Вначале руководители российских предприятий чаще всего ставили простейшие задачи, в частности, задачу автоматизации процесса работы бухгалтерии. С развитием компаний, усложнением бизнес-процессов возникала потребность не только в «посмертном бухгалтерском учете», но и в управлении материально-техническим снабжением (логистическими процессами), работой с дебиторами и кредиторами и многими другими видами деятельности, направленными на решение задач, которые ставит перед предприятием внутренняя и внешняя среда. Для удовлетворения этих потребностей менеджмента стали использовать корпоративные информационные системы управления – решения, охватывающие деятельность всего предприятия.
Таким образом, в результате «эволюции» ИСУП превратилась из компьютерной бухгалтерии и автоматизированной системы управления запасами в комплексную систему управления всего предприятия.
В настоящее время на рынке представлено большое количество типовых ИСУП - от локальных (стоимостью до 50 тыс. долл. США) до крупных интегрированных (стоимостью от 500 тыс. долл. США и выше). Типовые решения этих ИСУП «привязываются» фирмами-поставщиками к условиям конкретных предприятий.
Отметим, что в настоящее время основная часть ИСУП разрабатывается не на основе типовых решений, а в единичном экземпляре для каждого отдельного предприятия. Это делается соответствующими подразделениями предприятий с целью наиболее полного учета особенностей конкретных предприятий .
Классификация типовых систем, имеющихся на российском рынке, разработана в работе . Приведем описание основных типов ИСУП.
· Локальные системы . Как правило, предназначены для автоматизации деятельности по одному - двум направлениям. Зачастую могут быть так называемым "коробочным" продуктом. Стоимость таких решений лежит в пределах от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов США.
· Финансово-управленческие системы . Такие решения обладают гораздо большими функциональными возможностями по сравнению с локальными. Однако их отличительная черта - это отсутствие модулей, посвященных производственным процессам. И если в первой категории представлены только российские системы, то здесь соотношение российского и западного продуктов примерно равное. Сроки внедрения таких систем могут доходить до года, а стоимость – от 50 тыс. долл. до 200 тыс. долл. США.
· Средние интегрированные системы . Эти системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Они характеризуются наличием специализированных функций. Такие системы наиболее конкурентоспособны на отечественном рынке в своей области специализации с крупными западными системами, при этом их стоимость существенно (на порядок и более) ниже, чем крупных.
· Крупные интегрированные системы . На сегодняшний день это наиболее функционально развитые и соответственно наиболее сложные и дорогие системы, в которых реализуются стандарты управления MRPII и ERP. Сроки внедрения подобных систем с учетом автоматизации управления производством могут составлять несколько лет, а стоимость лежит в пределах от нескольких сот тысяч до нескольких десятков миллионов долларов. Следует отметить, что данные системы предназначены в первую очередь для повышения эффективности управления крупными предприятиями и корпорациями. Требования бухгалтерского или кадрового учета отходят в этом случае на второй план.
· Конструкторы – это коммерческое программное средство, комплекс программных средств или специализированная среда программирования для относительно быстрого (по сравнению с универсальными средствами программирования) создания деловых приложений. Естественно, при этом опираются на лежащий в основе конструктора инвариант методологии и технологии функционирования.
· Специализированные решения – предназначены в основном для получения корпоративной консолидированной отчетности, планирования, бюджетирования, анализа данных по технологии OLAP (o n- l ine a nalytical p rocessing - оперативный анализ данных, а точнее,многомерный оперативный анализ данных для поддержки принятия решений).
Эконометрические методы в ИСУП. Анализ реальных потребностей предприятий показал, что для создания полноценной системы, которая обеспечивала бы не только учетные функции, но и возможности прогнозирования, анализа сценариев, поддержки принятия управленческих решений, - типового набора функций ERP-систем недостаточно. Решение данного класса задач требует применения аналитических систем и методов, прежде всего эконометрических , включения этих систем и методов в ИСУП.
Эконометрические методы представляют собой важную часть научного инструментария контроллера, а их компьютерная реализация - важную часть информационной поддержки контроллинга. При практическом использовании эконометрических методов в работе контроллера необходимо применять соответствующие программные системы. Могут быть полезны и общие статистические системы типа ДИСАН, ППАНД, SPSS, Statgraphics, Statistica, ADDA , и более специализированные Statcon, SPC, NADIS, REST (по статистике интервальных данных), Matrixer и многие другие .
ИСУП в решении задач контроллинга. Подводя итоги, прежде всего отметим, что ИСУП в решении задач контроллинга играют бесспорно важную роль. С целью информационной поддержки контроллинга специальный модуль «Контроллинг» должен быть включен в состав ИСУП. Это необходимо для того, чтобы система обеспечивала не только компьютерную поддержку контроллинга, предоставляла менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Но и стала бы системой, несущей в себе информацию о полном рыночном цикле – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.
Программный комплекс «М-3» (следующее поколение системы «М-2»), разработанный компанией "Клиент – серверные - технологии", позиционируется уже не просто как система управления предприятием, а продукт, формирующий среду принятия решения. В комплексе "М-3" происходит смещение акцентов: от регистрационной системы к структуре, позволяющей реализовывать прогнозирование на основе профессионального анализа. Основой для этого служит реализация механизма контроллинга, предполагающая создание инструмента для принятия оперативных решений в финансовой, производственной и иных областях деятельности предприятий.
Кроме того, опыт западных компаний показывает, что постепенно спрос растет на крупные интегрированные системы, которые отличаются глубиной поддержки управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или финансово-промышленных групп).
И если говорить о развитии отечественной индустрии ИСУП и широком внедрении контроллинга в практику работы российских организаций и предприятий, то приходится констатировать, что у большинства российских предприятий этап полномасштабной информатизации бизнеса только начинается .
Литература
1. Орлов А.И., Волков Д.Л. Эконометрические методы при управлении ресурсами
и информационная поддержка бизнеса для фирмы-оператора связи. //Приднiпровський
науковий вiсник. Донбаський випуск. Економiка. №109 (176). Грудень 1998
р.
2. Виноградов С.Л. Контроллинг как технология менеджмента. Заметки практика//Контроллинг.
2002. №2.
3. Карминский А.М., Дементьев А.В., Жевага А.А. Информатизация контроллинга
в финансово-промышленной группе // Контроллинг. 2002. №2.
4. Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг
в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга
в организациях. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 256 с.
5. Орлов А.И. Устойчивость в социально-экономических моделях. – М.: Наука,
1979. – 296 с.
6. Уайт О. У. Управление производством и материальными запасами в век
ЭВМ. - М.: Прогресс. 1978. – 302 с.
7. Компьютерно-интегрированные производства и CALS
-технологии
в машиностроении. - М.: Федеральный информационно-аналитический центр
оборонной промышленности. 1999. – 510 с.
8. Любавин А.А. Особенности современной методологии внедрения контроллинга
в России//Контроллинг. 2002. №1.
9. Карпачев И. Налево пойдешь // Enterprise partner: корпоративные системы.
2000. №10.
10. Орлов А.И. Эконометрика. – М.: Экзамен, 2002. – 576 с.
11. Орлов А.И. Эконометрическая поддержка контроллинга // Контроллинг.
2002. №1.
12. Гуськова Е.А., Орлов А.И. Информационные системы управления предприятием
в решении задач контроллинга // Контроллинг. 2003. № 1.
Контрольные вопросы
1. Какова роль информации в управлении?
2. Должна ли информационная система обязательно реализовываться с помощью
компьютерной техники?
3. Обсудите базовые определения в области информационных систем управления
предприятием.
4. Каковы основные задачи ИСУП?
5. В чем сущность контроллинга?
6. Каковы основные задачи контроллинга?
7. Каково место ИСУП в системе контроллинга?
Темы докладов, рефератов, исследовательских работ
1. Состав и движение массивов информации.
2. История развития ИСУП.
3. Обращение бумажных и электронных документов.
4. Контроллинг в России.
4. Эконометрические методы в информационных системах.
5. Роль Интернета и корпоративных компьютерных сетей в управлении предприятием.
| Предыдущая |
Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.
На рис. 2.11 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. рис. 2.7 и 2.8).
Рис. 2.11. Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала
Из рис. 2.11 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды (на уровне стратегического управления) информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.
Оперативный контроль обычно имеет дело с рутинными, постоянно повторяющимися операциями, выполняемыми работниками низшего уровня, для проведения которых уже предварительно были созданы необходимые процедуры и правила. Решения, принимаемые на уровне оперативного контроля, покрывают короткий промежуток времени. Благодаря оперативному контролю обеспечивается уверенность руководства, что все специфические задачи и процедуры выполняются эффективно.
На уровне оперативного контроля решаются следующие задачи обработки данных, представленные на рис. 2.12.
Рис. 2.12. Виды обработки данных на уровне оперативного контроля
Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
Примером системы обработки экономической информации, связанной с операцией продажи товаров фирмой, является создание выходного документа для покупателя (чека или квитанции), а также проверка на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе и при его уменьшении выдача заказа поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки.
Примером контрольного отчета может быть ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый с целью контроля баланса наличных средств. Запрос в файл персонала базы данных может иметь целью получение данных о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система - это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.
Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.
Примеры информационных систем оперативного уровня:
· бухгалтерская;
· банковских депозитов;
· обработки заказов;
· регистрации авиабилетов;
· выплаты зарплаты и т. д.
Управленческий (функциональный ) контроль проводится на уровне руководителей подразделений фирмы для того, чтобы дать оценку текущей ситуации, выбрать необходимые контрольные операции, сформулировать новые правила принятия решений для персонала, находящегося на оперативном уровне управления, а также распределить имеющиеся ресурсы. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы была видна тенденция изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.
На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
· оценка планируемого состояния объекта управления;
· оценка отклонений от планируемого состояния;
· выявление причин отклонений;
· анализ возможных решений и действий.
База данных, используемых для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, производимых фирмой;
2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). Схема обработки данных на уровне управленческого контроля приведена на рис. 2.13.
Рис. 2.13. Схема обработки данных на уровне управленческого контроля Информационные системы специалистов
Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.
В этом классе информационных систем можно выделить две группы:
· информационные системы офисной автоматизации;
· информационные системы обработки знаний.
Информационные системы офисной автоматизации , вследствие своей простоты и многопрофильности, активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.
ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д.
Эти системы выполняют следующие функции:
· обработку текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
· производство высококачественной печатной продукции;
· архивацию документов;
· электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
· электронную и аудиопочту;
· видео- и телеконференции.
Информационные системы обработки знаний , в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.
Информационные системы для менеджеров среднего звена
Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования.
Основные функции этих информационных систем:
· сравнение текущих показателей с прошлыми;
· составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
· обеспечение доступа к архивной информации и т. д.
Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае когда требования к информационному обеспечению определены нестрого, они способны отвечать на вопрос «что будет, если...?»
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.
Характеристики управленческих информационных систем:
· используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
· ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
· опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
· имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения: покупать или взять оборудование в аренду и пр.
Характеристики систем поддержки принятия решений:
· обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
· оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
· позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
· отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
· имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.
Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.
В этом контексте можно воспринимать и понятия «стратегический метод», «стратегическое средство», «стратегическая система» и т. п. В настоящее время, в связи с переходом к рыночным отношениям, вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствует коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.
Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.
Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 2.14 показано воздействие на фирму внешних факторов:
· конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
· покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;
· поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.
Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
· создания новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;
· отыскания рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;
· создания таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
· снижения стоимости продукции без ущерба качества.
Рис. 2.14. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.
Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологии
Если проследить эволюцию использования ИС в сфере экономики, легко заметить, что вначале акцент был на простой обработке данных, затем - на подготовке информации, полезной для принятия решений, далее - на поддержке принятия решений путем разработки и оценки возможных альтернатив. Сегодня наибольшее значение приобретают коммуникационный и консультационный аспекты использования ИС. Соответственно этому были созданы и функционируют до сих пор следующие специализированные разновидности ИС, использующие различные виды информационной технологии (их характеристики приведены в табл. 2.4).
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ (СЭОД) предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки, ведущие прямо к вычислению решения задачи. Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Используется файловая система хранения данных. СЭОД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда. В практике СЭОД часто называют «Информационными системами бухгалтерского учета», что объясняется их первым и наиболее популярным направлением использования, связанным с обработкой данных о коммерческих операциях, производимых фирмой. Участие этого вида ИС в поддержке принимаемых на фирме решений минимально.
2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (ИСУ) используются для помощи управленцам при худшей структурированности решаемых задач. В этих системах появляется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе СУБД. Система может осуществлять поиск и обработку входной информации. Выходная информация выдается в виде ответов на запросы пользователя, а также в виде специальных управленческих отчетов, осуществляющих сортировку, фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобном для принятия решения виде. ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек. Она является типичным примером ИС, обеспечивающих информационную поддержку принимаемых решений. Хотя система может использоваться как на уровне оперативного контроля, так и на уровне стратегического планирования, наибольший вклад она вносит, используясь на уровне управленческого контроля.
3. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ (СППР) используются для решения в режиме диалога плохо структурированных задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаточность имеющихся стандартных процедур, неполная ясность целей и ограничений. Участие человека в работе системы велико. Он, в случае необходимости, может вмешиваться в ход решения, модифицировать входные данные, процедуры обработки, цели и ограничения задачи. Выбор стратегий оценки альтернатив решения - исключительная функция пользователя. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей и систему управления этой базой (СУБМ), а также систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР.
В отличие от ИСУ, могущих поддерживать своей информацией сразу группу менеджеров компании, находящихся на одном уровне управления или работающих в одной функциональной сфере, СППР поддерживают лишь одного управленца, решающего свою специфическую задачу. СППР могут использоваться на любом уровне управления фирмой, реализуя информационную и модельную поддержку принимаемых решений.
4. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА (САО) используются для целей автоматизации офиса и поддержания связи между управленцами и работниками компании. Они включают в себя такие программные продукты, как текстовые редакторы (процессоры), графику, издательские системы, а также коммуникационные средства типа электронной почты, факсимильной связи и телеконференций. САО участвуют в информационной поддержке принимаемых на фирме решений.
5. ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ (ЭС) основываются на моделировании процесса принятия решения человеком-экспертом (человеческих эмпирик) при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. В отличие от всех вышерассмотренных систем ЭС основываются на использовании не только данных и информации, но и знаний, что дает им возможность самообучения. Обычно ЭС не включают в себя моделей, улучшающих принимаемое человеком решение. Их цель - обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта-пользователя сравнительно низкооплачиваемым специалистом. ЭС призваны автоматизировать многие решения пользователя (но не все). Следует отметить попытки объединить возможности ЭС и СППР в рамках так называемых гибридных экспертных систем , получивших распространение за последние годы. В целом ЭС могут использоваться на любом уровне управления, а также специалистами- неуправленцами, реализуя экспертную поддержку принятия решений.
6. ИСКУССТВЕННАЯ (КОМПЬЮТЕРНАЯ) НЕРВНАЯ СИСТЕМА реализует новый вид информационной технологии, основанный на методах искусственного интеллекта и связанный с обучением компьютера на принципах функционирования мозга и нервной системы человека. Представляя собой частичный функциональный аналог биологической системы человеческого мозга, искусственная нервная система обладает такими интеллектуальными способностями, как обобщение, абстракция и даже интуиция.
Таблица 2.4
Характеристики основных видов ИС, используемых для поддержки принятия решений
| СЭОД | ИСУ | СППР | ЭС | |
| Основные приложения | Расчет зарплаты, запасов, хранение записей о производстве и продажах | Контроль производства и продаж, прогнозирование, мониторинг | Долгосрочное стратегическое планирование, финансовое планирование | Диагностика |
| На что делается упор | Передача данных | Получение информации | Принятие решений, гибкость | Выработка рекомендаций, основанных на опыте |
| База данных | Уникальна для каждого приложения | Появление СУБД | Появление базы моделей и СУБМ | Использование знаний, появление СУБЗ |
| Тип информации | Пооперационные данные | Детальные, суммированные и чрезвычайные отчеты | Информация, поддерживающая конкретные решения | Советы и объяснения |
| Вид поддержки | - | Информационная | Модельная и информационная | Экспертная |
| Вид данных | Численные | Численные | Численные | Символьные |
| Особенности принятия решений | Автоматизация решаемых задач. Отсутствие принимаемых решений | Использование стандартных алгоритмов для решения структурированных задач | Принятие решений на основе разработанных альтернатив для плохо структурированных задач | Решение неструктурированных задач на основе эвристических правил |
| Обслуживаемый уровень управления | Самый низкий уровень управления | Средний уровень управления | Высокие уровни управления | Высокие уровни управления и специалисты |
Итак, для решения стоящей перед ним проблемы менеджер принимает решение, основываясь на определенной информации. Информацию для менеджера готовит компьютерная ИС, которая может быть реализована в виде одной из вышеуказанных разновидностей информационных технологий.
Информационные системы в управлении предприятием: корпоративные информационные системы, Рынок ERP-СИСТЕМ, CRM-, SCM-, HR-СИСТЕМЫ
Цели, задачи, структура и классификация информационных систем управления
Современные предприятия представляют собой сложные организационные системы с постоянно изменяющимися отдельными составляющими, которые находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Для нормального функционирования предприятий в условиях рыночной экономики необходима совершенная управленческая деятельность на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также ресурсами.
Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Информационная система (ИС) управления должна решать текущие задачи стратегического, тактического и оперативного планирования, а также задачи оперативного учета фирмы.
Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования ИС, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции, ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т.д.
Информационные системы управления позволяют:
- осуществлять сбор, хранение и оперативный доступ к учетной информации фирмы;
- за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь;
- повышать степень обоснованности и своевременность принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
- добиваться роста эффективности управления за счет своевременного и полного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях.
Информационная система состоит из нескольких подсистем, каждая из которых реализует свою задачу и функцию (рис. 10.1).
Обеспечивающая часть ИС состоит из информационного, технического, математического, программного, методического, организационного, правового и других видов обеспечения.
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы ИС, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В комплекс технических средств входят: компьютеры; уст-
Рис. 10.1.
ройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съема информации; эксплуатационные материалы и др.
Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении задач в ИС. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. Весь набор математических алгоритмов, использующихся для решения экономических задач, принято называть экономико-математическими методами.
Программное обеспечение – совокупность программ, предназначенных для реализации целей и задач ИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
В состав программного обеспечения входят общесистемные, специальные программные продукты и техническая документация, такие, как операционная система, системы программирования, инструментальные средства программиста, тестовые и диагностические программы, программные средства телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами данных и т.п.).
В зависимости от функций, выполняемых программным обеспечением, выделяют общесистемное (базовое) и прикладное (специальное).
К общесистемному (базовому ) программному обеспечению относятся комплексы программ, предназначенные для решения типовых задач обработки информации и служащие для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Прикладное (специальное ) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной ИС. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Техническая документация на разработку программных средств содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных. Оно включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы и кодификаторы информации, унифицированные системы документации, информацию на носителях и т.д.
Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.
Функциональная часть информационной системы обеспечивает выполнение ее задач. Это модель системы управления организацией, выполняющая определенные функции: но уровню управления (высший, средний, низший); по виду управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.); по сфере применения (банковская, фондового рынка и т.п.); по функции и периоду управления.
Функциональный признак определяет назначение подсистемы – ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при их классификации. Например, ИС производственной фирмы имеет подсистемы: управление запасами, управление производственным процессом и др.
В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, определяющими функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.
Функциональная структура ИС – это совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления.
Основными классификационными признаками информационных систем считаются: уровень в системе государственного управления; область функционирования экономического объекта; виды процессов управления; степень автоматизации информационных процессов (табл. 10.1).
Таблица 10.1
Классификация информационных систем по признакам
|
Признак классификации |
Виды и решаемые задачи |
||
|
Уровень в системе государственного управления |
Федеральные |
Региональные (территориальные) |
Муниципальные |
|
Информационное обслуживание административного управления во всех регионах |
Информационные задачи управления административно-территориальными объектами |
Информационное обслуживание органов местного самоуправления и специалистов |
|
|
Область функционирования |
Промышленность, связь |
Сельское хозяйство, банковские |
Транспорт, другие |
|
Виды процессов управления |
Управление технологическими процессами |
Управление организационно- технологическими процессами |
Организационное управление |
|
Гибкие технологические процессы, энергетика и др. |
Сочетание задач управления технологическими процессами и предприятиями |
Автоматизация функций управленческого персонала производственной и непроизводственной сфер |
|
|
Степень автоматизации информационных процессов |
Ручные информационные системы |
Автоматизированные информационные системы (человеко-машинные) |
Автоматические информационные системы |
|
Выполнение всех операций человеком по заранее разработанным методикам при отсутствии технических средств обработки |
Автоматизированный сбор, обработка и передача информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях |
Автоматическая обработка информации без участия человека (за человеком остаются контрольные функции) |
|
Предметом рассмотрения будут ИС организационного управления, позволяющие автоматизировать функции управленческого персонала производственной и непроизводственной сфер. Основными функциями таких ИС являются оперативный учет и контроль, анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.
Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта, начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.
Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т.д.
Информационные системы научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.
Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.
Рассмотрим классификацию по уровням управления, смоделированную в виде пирамиды (рис. 10.2).
Основание ее представляют функциональные ИС, ориентированные на операционную обработку данных (финансо-
Рис. 10.2.
вые, бухгалтерские, маркетинговые, кадровые и др.) в режиме реального времени (OLTP, On-Line Transactional Processing, системы оперативной обработки данных). На вершине (уровень стратегического управления) располагаются ИС, осуществляющие поддержку деятельности менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях частично структурированных и неструктурированных данных. Информационные системы различных уровней управления тесно взаимодействуют друг с другом. При этом на каждом из уровней решаются специфические функциональные задачи в соответствии с бизнес-процессами предприятия, что обеспечивает интеграцию информационных потоков по вертикали.
Кратко охарактеризуем каждый уровень информационных систем.
Информационные системы оперативного уровня (OLTP-системы) поддерживают специалистов-исполнителей, оперативно обрабатывая данные о сделках и событиях (оформление счетов, накладных, начисление зарплаты, оформление кредита, учет сырья и материалов и др.). Цели, задачи и источники информации на этом уровне заранее определены и в высокой степени структурированы и формализованы, система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и точной.
На тактическом уровне управления можно выделить два типа ИС: управленческие Management Information Systems, MIS, УИС) и системы поддержки принятия решений (Decision Support System, DSS, СППР). К этому же уровню управления относятся информационные профессиональные системы и системы офисной автоматизации. Данные поступают из ИС операционного уровня, фильтруются и преобразовываются в нужную пользователю форму.
Управленческие ИС осуществляют поддержку принятия решений структурированных задач на уровне контроля выполнения операционной деятельности, основываются на существующих внутри организации данных и их потоках, имеют ограниченные аналитические возможности и не очень гибкую структуру.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные или неструктурированные задачи, решение которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют развитый аналитический аппарат и некоторую совокупность математических моделей. В качестве входных данных используют информацию из офисных, профессиональных и транзакционных систем и систем управления, а также информацию из внешних источников (текущие цены акций, цены на продукты у конкурентов и т.п.).
Профессиональные системы обслуживают информационные потребности специалистов в различных областях знаний (инженеров, юристов, ученых), повышая их производительность работы и создавая новую информацию и новые знания. По мере того, как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики будет все больше зависеть от уровня развития именно этих систем.
Информационные системы офисной автоматизации , повышая эффективность канцелярского труда, используются работниками любого уровня для поддержания связи с покупателями, заказчиками и другими организациями. Функции этих систем заключаются: в обработке текстов; производстве качественной печатной продукции; архивации документов; формировании электронных календарей и записных книжек для ведения деловой информации; электронной и аудиопочте; видео- и телеконференциях.
Информационная система стратегического уровня (Executive Support Systems (ESS, ССППР)) обеспечивает поддержку принятия руководителями высшего звена решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации на основе разрешения неструктурированных задач, нестандартных проблем, требующих точных суждений, оценок, интуиции. Информационные системы данного вида не проектируются для решения конкретных задач: они предоставляют в распоряжение пользователей инструменты,
Рис. 10.3.
позволяющие ответить на такие вопросы, как: "В каком состоянии находится бизнес?" или "Какие действия могут защитить предприятие или организацию от изменений конъюнктуры рынка?" и т.п.
Если модифицировать классификацию ИС но уровням управления, включив в каждый уровень примеры типов применяемых информационных систем, то пирамида будет выглядеть как на рис. 10.3.
Вплоть до 1960-х гг. ИС использовались главным образом для обработки транзакций и ведения учета. Затем появились компьютеры на кремниевых микросхемах, и стоимость вычислительных мощностей уменьшилась. Производители компьютеров активно продвигали свою продукцию, да и сами менеджеры начали понимать, что та приносит им реальную пользу. Так появились управленческие информационные системы. Управленческая информационная система (УИС) - это компьютерная система, обеспечивающая необходимую информацию и поддержку принятия управленческих решений. Основные элементы УИС изображены на рис. 21.2. Данные для УИС поступают от операционных ИС и баз данных организации (а зачастую - и внешних БД). Как правило, в состав УИС входят системы отчетности, системы поддержки принятия решений, информационные системы топ-менеджмента и программные средства коллективной работы. Далее мы рассмотрим каждую из этих систем.
В общем и целом, УИС способствуют принятию решений на среднем и высшем уровнях менеджмента. Впрочем, чем доступнее становятся ИТ, тем больше работников подключаются к компьютерным сетям. Прибавим к этому тенденцию к делегированию полномочий - и вот уже УИС применяются на всех уровнях организации.
Предположим, главному технологу необходимо принять решение о производственном графике на ближайший месяц. Для этого ему могут понадобиться данные об ожидаемом количестве заказов, объеме запасов, численности сотрудников и имеющейся вычислительной технике. Все эти данные призвана обеспечить УИС. Наиболее распространенной формой такой системы является информационная система отчетности, обеспечивающая менеджеров и участвующих в управлении сотрудников необходимыми для принятия повседневных решений отчетами. В системе казино Harrah’s система отчетности определяет потенциальную «сто-
Рис. 21.2. Основные элементы управленческой информационной системы
имость» каждого игрока и тем самым позволяет менеджерам разрабатывать кастомизированные маркетинговые программы. С помощью таких программ казино удерживает мелких игроков и превращает некоторых из них в «крупную рыбу». «Практически весь наш маркетинг и все решения так или иначе зависят от информационных технологий», - говорит главный администратор Harrah’s Гэри Лавмэн. Данный подход помог Harrah’s добиться самых больших в индустрии темпов роста доходов и прибыли казино.
Системы поддержки принятия решений - это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям задавать вопросы типа «что будет, если» и тем самым оценивать последствия различных вариантов решения. Система анализирует заданные пользователем условия и предлагает соответствующие варианты действий, из которых менеджер может выбрать наилучший.
Информационные системы топ-менеджмента облегчают принятие стратегических решений на высшем уровне управления.2 Используемое в них программное обеспечение обеспечивает пользователям удобный доступ к большим массивам комплексных данных, предоставляет возможности их анализа и наглядной, своевременной визуализации. Такие системы предоставляют топ-менеджменту возможность быстрого доступа к релевантной внутренней и внешней информации и (при правильном подходе к разработке) способствуют идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними решений.
В развитии современных ИС акцент делается на том обстоятельстве, что значительную часть организационной и управленческой деятельности осуществляют группы людей, совместно работающих над решением проблем и удовлетворением потребностей потребителей. Программные средства коллективной работы -
это программы, применяемые в локальных вычислительных сетях или в Интернете и соединяющДля виртуальных и глобальных команд это возможность продуктивно и точно обмениваться идеями и совместно работать над решением задач. Удаленные друг от друга члены команды могут работать друг с другом так же легко и непринужденно, как будто находятся в одном кабинете.
Еще по теме Управленческие информационные системы:
- 2.2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФИНАНСОВОГО АНАЛИЗА
Информационные системы управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие – с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации
По виду решаемой задачи;
По масштабу решаемой задачи;
По технологическому построению.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
Оценка планируемого состояния объекта управления;
Оценка отклонений от планируемого состояния;
Выявление причин отклонений;
Анализ возможных решений и действий.
Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ) – это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Она предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.
Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:
Сфера функционирования объекта – промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;
Вид управляемого процесса – технологический, организационный, экономический и др.;
Уровень в системе управления – государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.
Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:
Диалоговая система обработки запросов (Transaction Processing System) – для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счётов, складских документов и т.д.
Система информационного обеспечения (Information Provision System) – для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.
Система поддержки принятия решений (Decision Support System) – для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.
Интегрированная, программируемая система принятия решения (Programmed Decision System), предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.
Экспертные системы (Expert System) – информационные консультирующие и/или принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию, т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;
Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях (Knowleadge Based System) – системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).
Функции ИАСУ определяются на основе целей управления, заданных ресурсов для их достижения и ожидаемого эффекта от автоматизации. В функции ИАСУ включаются: планирование и/или прогнозирование; учет, контроль, анализ; координацию и/или регулирование. Необходимый набор элементов выбирают в зависимости от вида конкретной ИАСУ.
Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня управления: операционный, функциональный и стратегический, которые определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой – более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.
На рисунке отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.
Операционный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи. Например, учет количества проданной продукции; учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций; учет произведенной продукции; бухгалтерский учет и т.д.
Пользователи ИАСУ этого уровня – исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). Основная задача – оперативное реагирование на изменение ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции. Например, главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив, за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне
Функциональный уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. ИАСУ этого уровня предназначена для менеджеров среднего звена и специалистов (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Основная задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности
На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них. Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и других показателей прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.
Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. На этом уровне управления ИАСУ обслуживает менеджеров высшего звена руководства организации, основной задачей которых является стратегическое планирование деятельности предприятия на рынке и координация внутрифирменной тактики управления. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно.
Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время (месяцы или годы). Ответственность за принятие управленческих решений на этом уровне чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.
