Главная → Полезно знать → Правила составления делового письма. Некоторые тонкости оформления приложений Как оформить приложение к документу

Правила составления делового письма. Некоторые тонкости оформления приложений Как оформить приложение к документу

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2011 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

Акт приема работ от 15.09.2011 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1 к приказу директора ЗАО "СТС" от 01.04.2011 №12

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

К приказу Минатома России

От 04.06.2011 № 72

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2011 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор Л ичная подпись О.А. Рубин

Генеральный директор

ОАО "Партия" Личная подпись О.А. Рубин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,

например:

Генеральный директор Л ичная подпись А.В.Зорин

Главный бухгалтер Л ичная подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы

Личная подпись А.И. Петров Личная подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель КОМИССИИ Личная подпись А.С. ДОЛОХОВ

Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова

Личная подпись О.Р. Трошева

Личная подпись А.И. Якунин

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино"

Личная подпись А. Г. Корж

00.00.2009

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И. Власов

06.06.2009

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись И.О. Громов

01.07.2010

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Гранин

00.00.2008

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

О.Г. Родионова

236 01 26

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2008 № 1297.

Личная подпись 02.04.2007

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Вх. № 00001

Дата 08.01.2006 14:32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

DOCN \ RASP \20052000.DOC

Где DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20052000.DOC - файл,

или менее сложный вариант:

письмо27.D0С (Письмо - вид документа, 27 - порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

исключения повторного ввода документа в ПК;

быстрого поиска документа по имени файла;

установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе.

Если вы уже прочли все необходимые материалы на нашем телеграм-канале и решили выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.

Оформление приложения в курсовой работе

Правила оформления курсовой и дипломной работы во многом совпадают. Например, придется следовать все тем же рекомендациям ГОСТ.

Правила оформления нескольких приложений

Если планируете делать несколько приложений (графики, рисунки, таблицы, графические изображения), то располагайте каждый из них на отдельном листке.

Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.

Правила оформления заголовков

Каждый новый лист с приложениемимеет свой заголовок. Вверху в центре страницы пишут слово «Приложение», а затем его нумерация (согласно порядку использования в тексте).

Правила оформления нумерации приложения

Нумерация приложений идет не арабскими цифрами, а заглавными буквами русского алфавита (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). В названии приложений можно пользоваться и латинским алфавитом.

В этом случае не допускаются к использованию буквы I. В качестве нумерации можно использовать любые буквы русского алфавита, кроме: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.

Если приложений настолько много, что были использованы уже все буквы алфавита (русского или латинского), нумерацию можно продолжить при помощи арабских цифр.

Кстати! Если с нумерацией и цифрами уже давно не ладится, для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

Правила оформления одного и нескольких листов приложения

Если приложение включает в себя всего 1 документ (лист), его обозначают следующим образом: Приложение А.

Если в одном приложении планируют разделить информацию на блоки, то составные части документа можно разделить. Это происходит путем добавления к названию индекса № (например, Приложение А №1 и т.д.).

В случае, если приложений в курсовой работе несколько, у каждой страницы будет своя нумерация (сквозная).

Всегда обращайте внимание на методические указания. В них указаны особенности оформления приложений конкретно вашего вуза. Например, некоторые высшие учебные заведения рекомендуют оформлять приложения следующим образом: Приложение 1, Приложение 2…Приложение 7.

Правила оформления ссылок на приложения в курсовой

При написании основного текста в конце фразы, для которой делают приложение, необходимо делать знак о том, где искать пояснение к вышесказанному. Например:

Или вот так:

Теперь вы знаете, как оформить приложение в курсовой работе. В общем, если не хотите разбираться в море информации, обратитесь в профессиональный студенческий сервис . А если нет, то просто следуйте вышеприведенным правилам - и будет вам счастье.

Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 1

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 3

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 4

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 7

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 8

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 9

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 10

Схема расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 2.

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 68.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
3-7 Там же. – Пункт 3.21.
8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

Дополнительная информация:

Правила оформления приложений в курсовой работе

Чтобы рассчитывать на отличную оценку за курсовую работу, исследовательская работа должны быть идеально выполнена и оформлена от титульного листа до приложений. Для такого результата обязательно, еще перед началом написания курсовой работы, внимательно изучите все требования к форматированию документа, которые выдвигаются преподавателями той кафедры, для которой выполняется исследование. Иногда методические указания ВУЗов могут не совпадать с предписаниями ГОСТа. Мы же рассмотрим общепринятый вариант оформления, в частности, приложений.

Приложения – это финальная часть курсовой работы, поэтому сохраните силы и время, чтобы оформить правильно этот обязательный элемент. Возможно, приложения далеко не самая главная часть курсовой, но их достаточное количество, указывает на то, что материалов на данную тему студент подобрал так много, что часть из них пришлось вынести за рамки основного текста исследования. Кроме того, есть материалы, которые просто невозможно вместить в основной текст работы, например, фотографии, газетные вырезки, инженерные планы, бухгалтерские балансы и т.д. Какие же материалы следует разместить в разделе «Приложения»?

Приложения бывают обязательные и информационные, которые поясняют или доказывают исследования дополнительными данными или могут носить справочный характер. То есть в раздел приложения можно вынести таблицы, диаграммы, рисунки, схемы, которые занимают более 2/3 листа; можно разместить копии документов, сертификатов, чтобы сделать исследование более доказательным; можно внести дополнительную информацию, которая очень актуальна для данной темы, но не вместилась в текст основной работы и т.д. Нет строгих правил, какие конкретно материалы, должны быть вынесены в раздел «Приложения», это будет зависеть от темы исследования. В любом случае не менее 2-ух приложений, должно быть размещено в курсовой работе, чтобы работа смотрелась полноценной.

Существует несколько правил размещения и оформления приложений.

Приложения располагаются в самом конце курсовой работы, уже после разделов «Заключение» и «Список литературы». После приложений не должно быть больше никаких материалов исследования.
Если планируется добавить более 2-ух приложений, то отделять этот раздел от основного текста курсовой работы, принято при помощи размещения отдельного листа с заголовком «Приложение» или «Приложения». Этот заголовок помещается практически в центре страницы, шрифт такой же, как у всего документа (Times New Roman), размер букв значительно больше (от 45 кегля и выше), можно выделить название полужирным курсивом.
На все приложения должны быть ссылки в тексте курсовой работы. В основном тексте необходимо делать сноски после утверждения, тезиса или умозаключения, например, (см. Приложение 1). Именно в порядке упоминания в исследовании и располагаются приложения в конце курсовой работы.
Каждое приложение должно располагаться на новой странице, даже если в предыдущем приложении вы поместили всего пару абзацев (например, несколько терминов или схему). Важно разделять страницы друг от друга не многократным нажатием клавиши «Enter», а командой «Вставка» — «Разрыв страницы», что бы, не первый взгляд, отформатированный материал не сместился после небольшой корректировки.
Если текст приложения не умещается на одном листе, то при переносе его на следующую страницу, вверху страницы указывают, «Продолжение приложения» и дублируют его порядковый номер.
Страницы приложений не нумеруются, нумеруются сами приложения арабскими цифрами в соответствии с очередностью встречаемости в тексте исследования. Это необходимо, что преподаватель мог быстро отыскать материал, на который дана ссылка в тексте, ведь в сноске на приложение также указывается не номер страницы, где его можно найти, а порядковый номер приложения.
Иногда используются русские буквы, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. При таком способе указания очередности, важно помнить, что некоторые буквы не используются, например, Ё, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы.
Каждое приложение должно иметь заголовок. Который прописывается под порядковым номером приложения, но его нет необходимости дублировать при ссылке в курсовой работе.
Формулы, таблицы и схемы, которые снесены в приложения, как и основном тексте исследовательской работы, нумеруются арабскими цифрами, но перед порядковым номером указывается обозначения приложения. К примеру, «Таблица Б.3» или «Рисунок А.2».
Если возникает такая необходимость, то объемный текст приложения тоже может быть разделен на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но нумерация начинается заново в пределах приложения и перед номером раздела указывается порядковое обозначение приложения.

Это основные правила, которые необходимо учесть при составлении раздела «Приложения». Давайте разберем более детально, один из вариантов форматирования приложений и их заголовков.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ДЕТАЛЬНЫЙ ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ

В данном случае, и порядковое обозначение приложения и его название прописаны прописными буквами, шрифт и кегль шрифта сохранены как у всего основного текста курсовой работы. Слово «приложение» и его порядковое число необходимо выделить, используя полужирное начертание или курсив. Чтобы название приложения гармонично смотрелось в курсовой работе можно выровнять их «по правому краю», как в образце, или «по центру», такой вариант тоже встречается в методических рекомендациях. Важно немного увеличить междустрочный интервал, в примере, выставлена команда «интервал – после – 10 пт». Обратите внимание, что никакие знаки препинания в конце заголовков не ставятся.

Часто студенты предпочитают не вносить в курсовую работу раздел «Приложения», так как опасаются, что не смогут правильного его составить и оформить. На самом деле, это большая ошибка. Наличие приложений, говорит преподавателю о том, что для курсовой работы было найдено настолько большое количество информации, что часть ее не поместилась в основной текст исследования. Если вы помещаете в приложения документы, сертификаты, сравнительные таблицы и т.д., — это будет свидетельствовать, о том, что ваше исследование проведено доказательно. Пользуясь вышеизложенными советами, вы без труда сможете грамотно оформить приложения, и добавить ещё один плюс к общей оценке за курсовую работу.

Как оформить приложение к документу

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс - исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

thebestsecretary.ru

Приложения к документам

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Оформление приложений

Статьи по теме

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

сопроводительное письмо и приложение к нему;
основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Лишение водительских прав в 2018 году За что могут лишить водительских прав? Лишение прав предусматривает несколько статей КоАП РФ. Ниже приведен неполный список наиболее распространенных нарушений с классификацией в зависимости от […]

Образец приказа о завершении специальной оценки условий труда в организации. Автор: Irena. 05 Июль 2015 в 16:17 ОБРАЗЕЦ Наименование организации ПРИКАЗ №_____ от «____»__________20____г. О завершении проведения специальной оценки […]

Уголовно-процессуальный кодекс РФ Глава 4. Основания отказа в возбуждении уголовного дела, прекращения уголовного дела и уголовного преследования. Статья 24. Основания отказа в возбуждении уголовного дела или прекращения уголовного […]

Реквизит 15 – адресат Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные […]

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2020 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

«высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
«представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
«направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

полное название документа;
количество экземпляров;
при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

дата принятия документа;
общее количество пересылаемых экземпляров;
количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к , в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с , которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

Лучше всего правила оформления приложений освещены в Добавить тут нечего, поэтому просто процитирую документ:

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

ПРИКАЗЫВАЮ

1. …

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

Оформление приложения

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Это интересно: